Politique de protection et de sécurité des données à caractère personnel
Le présent document témoigne de l’engagement pris, de mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, lors de la collecte et/ou de l’utilisation des données des personnes concernées In Fine, dans le cadre de l’activité de l’association Face à Face.
Réglementation applicable
L’association Face à Face s’engage à se conformer aux dispositions légales et/ou règlementaires en vigueur, applicables pour ses traitements de données à caractère personnel, et notamment le règlement européen sur la protection des données 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 Avril 2016 applicable à compter du 25 Mai 2018, et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Par ailleurs, l’association Face à Face suit les recommandations de l’autorité de contrôle française, à savoir la CNIL, en matière de protection des données
Définitions
Traitement de données : Toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
Données personnelles : Constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres. Pour déterminer si une personne est identifiable, il convient de considérer l’ensemble des moyens en vue de permettre son identification dont dispose ou auxquels peut avoir accès le responsable du traitement ou toute autre personne.
CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
Responsable de traitement : la personne physique ou morale, publique ou privée, ou le service, qui détermine, seul ou avec d’autres, les finalités et les moyens du traitement.
Sous-traitant : la personne physique ou morale, publique ou privée, ou le service qui traite des données personnelles pour le compte du responsable de traitement.
Les données traitées
Les données personnelles que l’association Face à Face traite sont de d’une sorte :
- Les données relatives aux membres et adhérents de l’association.
Ces données sont strictement nécessaires au fonctionnement interne de l’association.
Ainsi, nous sommes amenés à traiter :
- Des données relatives à l’identité telles que nom, prénom, date et lieu de naissance
- Des données relatives aux coordonnées telles que adresse postale, adresse email, numéros de téléphone fixe ou mobile
- Pour les employés de l’association Face à Face, des données relatives à la situation familiale, à la situation professionnelle, des données bancaires, le NIR
Les finalités des traitements
Les traitements mis en œuvre par l’association Face à Face répondent à des finalités déterminées, explicites et légitimes.
Vos données peuvent notamment être traitées pour :
- La gestion de nos membres et adhérents
- La gestion de notre personnel
- Répondre aux obligations légales ou contractuelles
- Effectuer le recouvrement de nos créances
- Répondre à vos demandes de contact ou d’informations
- Communiquer des informations relatives à l’activité de l’association
Les fondements juridiques des traitements
Nous veillons à ce que chacun de nos traitements s’opère dans le respect de son fondement juridique qu’il s’agisse :
- De l’exécution d’une relation contractuelle
- Du recueil de consentement
- De la réponse à nos intérêts légitimes
- De la loi
Les destinataires des données personnelles traitées
Vos données personnelles ne sont communiquées à aucun destinataires externes.
Seuls les destinataires internes peuvent avoir accès à vos données dans les limites nécessaires à l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus.
Peuvent être destinataires :
- L’association Face à Face en tant que responsable de traitement
- Notre personnel habilité
La conservation des données personnelles
Concernant les clients ou prospects de l’association Face à Face, les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la votre adhésion. Elles pourront être conservées au-delà de la relation, notamment pour nous conformer à la réglementation applicable, pour faire valoir nos droits ou défendre nos intérêts.
Vos données pourront être archivées pour une durée plus longue pour la gestion de réclamations et/ou contentieux, pour répondre à nos obligations réglementaires, pour satisfaire à la demande des autorités judiciaires ou administratives dûment habilitées.
En fonction de leur nature et de la législation applicable, les données pourront être conservées jusqu’à 10 ans après la fin de la relation.
Les données relatives aux prospects pourront être conservées pour une durée de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact.
La politique de conservation/archivage et destruction des données vient compléter l’information sur ce point.
Le transfert des données personnelles en dehors de l’Union Européenne
L’association Face à Face ne transfère aucune donnée personnelle vers un quelconque pays situé hors de l’Union Européenne.
Le traitement des cookies
En application de la directive ePrivacy, les internautes doivent être informés et donner leur consentement préalablement au dépôt et à la lecture de certains traceurs.
En l’espèce, le site internet de l’association Face à Face utilise deux types de cookies :
Des cookies techniques nécessaires à la navigation dans notre site, ainsi qu’à l’accès aux différents produits et services. Ils permettent en particulier notamment d’adapter la présentation du site aux préférences d’affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d’affichage). Ces cookies ne peuvent pas être désactivés ou paramétrés sous peine de ne plus pouvoir accéder au site et : ou aux services du site.
Des cookies de mesure d’audience de type Google Analytics. Ces cookies sont utilisés :
Aux fins de mesurer l’audience des différents contenus et rubriques de notre site et applications mobiles afin de les évaluer et de mieux les organiser.
Le cas échéant, de détecter des problèmes de navigation et par conséquent d’améliorer l’ergonomie de nos services.
Ces cookies ne produisent que des statistiques anonymes et des volumes de fréquentation, à l’exclusion de toute information individuelle.
La durée de vie de ces cookies de mesure d’audience n’excède pas 13 mois.
En accédant à notre site, votre accord est sollicité pour l’utilisation des cookies précités que vous pouvez librement accepter ou refuser, à l’exception des cookies techniques nécessaires au fonctionnement du site comme indiqué ci-dessus.
Vous pouvez à tout moment modifier votre choix en cliquant ici
Engagements de l’association Face à Face
L’association Face à Face s’engage à prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données personnelles dès la conception et de protection des données par défaut.
L’association Face à Face s’engage à traiter les données qui lui sont confiées uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de sa prestation en tant qu’association.
L’association Face à Face s’engage à notifier au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 3 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
L’association Face à Face s’engage à aider le responsable de traitement pour le compte duquel elle agit pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.
Sécurité des données
L’association Face à Face met en œuvre toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de veiller à la confidentialité et à l’intégrité des données personnelles qu’elle traite, et particulièrement :
- L’association Face à Face prend toutes mesures de sécurité appropriées pour tous échanges de données ou de fichiers relatifs aux données personnelles réalisés en utilisant une plateforme sécurisée d’échange de données.
- L’association Face à Face s’interdit de prendre copie des données personnelles
- L’association Face à Face restreint l’accès aux informations et données personnelles confiées au seul personnel habilité à intervenir sur ces données de par ses fonctions à l’exclusion de toute autre personne
- L’association Face à Face veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel :
- S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité
- Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel
Droit des personnes
Vous disposez de droits concernant le traitement de vos données personnelles, qui pourront être exercés dans les conditions fixées par la règlementation en vigueur, à savoir :
- Le droit d’être informé de façon compréhensible, aisément accessible sur les traitements de vos données qui sont mis en œuvre.
- Le droit d’accès à vos données
- Le droit de rectifier et d’obtenir la modification de vos données qui seraient inexactes ou incomplètes
- Le droit à l’effacement de vos données, à moins que nous ayons des raisons légales ou légitimes de les conserver
- Le droit de vous opposer au traitement lorsque celui-ci est fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement
- Le droit de vous opposer, à tout traitement et sans frais, sans avoir à motiver sa demande, à ce que vos données soient utilisées à des fins de prospection commerciale
- Le droit à la limitation du traitement de vos données personnelles
- Le droit à la portabilité de vos données quand le traitement est fondé sur le consentement ou l’exécution des contrats et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés
- Le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement
- Le droit de donner des instructions spécifiques ou générales concernant la conservation, l’effacement, et la communication de vos données personnelles, applicables après votre décès
- Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Pour toute question relative à l’exercice de ces droits, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de l’association Face à Face aux adresses suivantes :
- Par mail à secretariat.faceaface@gmail.com
- Par courrier : Madame ou Monsieur La Déléguée à la Protection des Données - association FACE A FACE – 35, rue de la Neuvillette – 51100 REIMS
Autorité compétente
Vous disposez d’un droit de recours auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés en cas de violation de la réglementation applicable en matière de protection des Données personnelles et notamment du RGPD.
Registres et documentation
L’association Face à Face déclare par ailleurs tenir un registre des traitements qu’elle effectue dans le cadre de son fonctionnement interne en tant que responsable de traitement.
Politique de Protection des données personnelles validée le 14 Octobre 2020 par le délégué à la protection des données.